Uma das responsabilidades mais importantes que uma pequena empresa tem é pagar a seus funcionários com precisão e pontualidade.
No passado, a execução da folha de pagamento era um processo meticuloso que exigia que a equipe de RH rastreia os horários dos funcionários, calcule horas extras ou conversassem minutos a horas.
Tempo e recursos valiosos foram gastos para garantir que as leis fossem seguidas e os trabalhadores fossem pagos corretamente.
Embora alguns continuem a empregar métodos tradicionais para rastrear horas e conduzir a folha de pagamento, outros adotaram uma abordagem mais moderna.
Os sistemas de presença de tempo permitem que os trabalhadores inseram e gerenciem suas próprias horas, removendo o ônus do empregador.
Ao simplificar o processo de participação, as empresas economizaram dinheiro, aumentaram a produtividade e melhorar a conformidade com as leis trabalhistas.
Aqui está tudo a saber sobre os relógios de tempo dos funcionários e como as organizações podem usá -las em benefício.
O que é um relógio de tempo de funcionário?
Um sistema de relógio de funcionários é umdispositivoIsso registra o horário de início e término para funcionários horários no local de trabalho. Dependendo do tipo de software de rastreamento de tempo, os trabalhadores podem adquirir um aplicativo de relógio de tempo ou em um console no local de trabalho.
Punch - nos dados é automaticamente integrado a um sistema de software de folha de pagamento que é utilizado pela equipe de RH para pagar aos funcionários por horas trabalhadas. O objetivo do software de relógio de cronograma é rastrear e documentar eletronicamente a participação para manter a precisão da folha de pagamento.
Existem cinco tipos diferentes de relógios de tempo, incluindo -
1. Relógios do cartão Punch
Os funcionários inserem um cartão de papel em uma máquina ao chegar e deixar o trabalho. A máquina carimba a data e a hora no cartão para indicar um horário de início e término.
Devido à sua simplicidade, esses relógios são implementados com mais frequência por pequenas empresas que não empregam trabalhadores remotos.
2.Relógio digital
Com um relógio de tempo digital, em vez de injetar um cartão de perfuração, os trabalhadores deslizam um cartão com uma tira magnética através de uma máquina. A máquina rastreia automaticamente o soco - em data e hora para uso posterior pela equipe da folha de pagamento.
Um touchpad eletrônico é outro tipo de relógio digital que não exige que os funcionários segurem um cartão. Em vez disso, os trabalhadores colocam um código pessoal em uma máquina que salva automaticamente o soco - nos dados.
3. Software da estação de tempo
O software da estação de tempo permite que os trabalhadores entrem e saem através de um computador. Os funcionários utilizam um computador específico para todos os socos - ins.
Ou as empresas podem integrar o software a um computador pessoal para permitir que os funcionários inseram o horário em suas estações de trabalho individuais.
Um benefício ao software da estação de tempo é que os dados do tempo podem ser integrados a um sistema de software de folha de pagamento, facilitando a realização de folha de pagamento mais tarde.
4. Relógios de impressão digital
Os relógios biométricos de tempo identificam uma pessoa através de características humanas individuais, como uma impressão digital.
Os funcionários colocaram o dedo em um scanner que identifica a pessoa combinando a ponta do dedo com uma imagem armazenada pré -- em um banco de dados. Se houver uma correspondência precisa, a máquina do relógio de tempo fará um som discernível de agradecimento.
Os relógios de tempo biométricos da impressão digital impedem um soco ou fraude, porque é impossível duplicar uma impressão digital.
Outro benefício é que os funcionários não precisam mais se preocupar em lembrar um código ou esquecer acidentalmente seu cartão de soco em casa. É difícil esquecer uma parte do corpo!
5. Relógios de soco à mão
Um relógio de perfuração à mão é outra forma de um sistema de autenticação biométrica. Em vez de uma impressão digital, esses tipos de relógios usam a palma da mão para autenticar a identidade do trabalhador.
Um scanner corresponde a uma parte da palma com uma imagem de banco de dados armazenada pre - para verificar o trabalhador. Como relógios de impressão digital, esses tipos de dispositivos também são úteis para prevenir o soco e a fraude de amigos.
Por que os relógios de tempo são importantes?
Trabalhadores que utilizam umdispositivo de cronometragemTenha uma representação precisa de quando o dia começar e terminar.
Os empregadores saberão exatamente quando um membro da equipe estiver previsto para o almoço ou uma pausa e quando ele/ela deve voltar. Isso garante que os membros da equipe não sejam solicitados a trabalhar mais do que deveriam.
Um sistema de software de tempo eficaz também garante que todos estejam trabalhando quando deveriam estar. Os gerentes podem utilizar o Punch - nos dados como evidência para enfrentar aqueles que estão sempre atrasados ou tomando almoços excessivamente longos. Isso ajudará a maximizar os níveis de produtividade e eficiência ao longo do tempo.
O relógio - nos dados é automaticamente integrado a um sistema de software que torna muito mais simples para os funcionários de RH realizar a folha de pagamento. A integração da folha de pagamento facilita o cumprimento das leis trabalhistas, porque há dados para provar que os funcionários estão trabalhando o número correto de horas e sendo pagos de acordo.
Como os relógios de tempo são benéficos?
Os relógios de tempo oferecem vários benefícios para as empresas, incluindo -
1. Economiza tempo e dinheiro
Coleta automaticamente dados e executa cálculos - porque o punção - nos dados é coletado e calculado automaticamente, a equipe do RH passa menos tempo verificando horas e classificando através de quadros de horários.
Fornece menos espaço para erro humano - convertendo manualmente minutos em horas e estimar horas extras é um processo meticuloso que é fácil de calcular mal.
Os cálculos imprecisos custam às empresas de até 7% de seus custos gerais de folha de pagamento. Isso também resulta em mais trabalho para alterar o erro em um salário posterior.
O software de relógio de tempo elimina oportunidades de erro humano e economiza dinheiro executando todos os cálculos necessários automaticamente.
Minimiza a fraude
Os funcionários não podem mais pedir a um amigo para que eles usem ao utilizar um dispositivo de relógio de tempo. Algum software de cronometragem se integra aos médicos de clínica geral para garantir que os trabalhadores precisem estar ao dar um soco.
Isso também economizará dinheiro, garantindo que as empresas estejam pagando exatamente o que devem à pessoa correta.
Facilita o rastreamento dos custos de mão -de -obra
As empresas podem ver quais funcionários estão trabalhando o maior número de horas e quais áreas de trabalho são as mais caras.
O software do relógio de cronograma também mostra quem está utilizando mais horas extras para concluir o trabalho e como esses custos se acumulam e se comparam aos padrões do setor.
As empresas podem tomar decisões mais informadas sobre a contratação de mais trabalhadores ou enfrentam um funcionário menos produtivo do que deveria ser.
2. Aumenta a produtividade e o envolvimento dos funcionários
Os relógios de tempo também melhoram os níveis de produtividade e eficiência e maximizam o moral dos funcionários. Existem várias razões para isso, como -
Os empregadores têm acesso imediato aos dados da folha de pagamento - dispositivos de cronometragem dão às empresas acesso instantâneo a dados e relatórios que demonstram atraso repetido ou ausências excessivas.
Ao se manter informado, é mais fácil abordar questões de presença e aumentar a produtividade.
Os gerentes podem impedir o absenteísmo
O absenteísmo causa interrupções constantes no fluxo do dia - para - operações diárias. Os relógios de tempo facilitam os empregadores que rastreiam trabalhadores que tendem a chamar regularmente. Os empregadores podem trabalhar com esses indivíduos para prevenir e minimizar ausências futuras.
Relógios de tempo ajudam a melhorar a cultura da empresa
Quando há um fluxo de funcionários que cancelam o trabalho, há uma suposição de que a gerência é LAX. Os funcionários levarão seus empregos menos a sério e não se preocuparão em chamar doentes.
Os relógios de tempo facilitam a abordagem de questões de atendimento e diminuem o absenteísmo, ajudando a melhorar o moral. Isso diminuirá os problemas de atendimento ao melhorar os níveis de produtividade.
Quais são as regras do relógio de tempo dos funcionários?
OLei de padrões trabalhistas justos(FLSA) autoriza um conjunto de regras para horas de funcionário, horas extras e salários. Aqui estão os regulamentos e regras importantes a seguir -
1. Tempo de rastreamento
A FLSA permite que os empregadores rastreem o tempo da maneira que desejarem, desde que os registros sejam precisos. As opções incluem -
Classificação biométrica -Qualquer método que empregue um scanner biométrico para rastrear o soco - em dados de cada trabalhador
Classificação de proximidade -Um sistema que utiliza vários métodos, como cartões perfurados ou crachás de identificação para gerenciar o tempo do funcionário
CLOCAM PC -Os funcionários podem usar o software para gravar seu tempo em um computador pessoal
SMS Clowing -Isso fornece uma maneira de entrar através de mensagens de texto
2. Arredondamento
A FLSA permite que os empregadores arrebatarem o número de minutos dos funcionários, em vez de registrar o número exato de minutos funcionados.
As empresas podem medir o tempo em incrementos de 10 minutos e depois arredondar ou descer, dependendo de quão perto o número está do incremento rastreado.
Por exemplo, se uma pessoa trabalhasse 7 horas e 58 minutos, os 58 arredondam até 60. Isso significa que o funcionário trabalhou um total de 8 horas.
3. A regulamentação de 7 minutos
A maioria das empresas rastreia o tempo em intervalos de 10 a 15 minutos. Por incrementos de 15 minutos, 7 minutos é o ponto de corte para arredondar. Por 8 minutos ou mais, o empregador iria reunir.
Por exemplo, se estiver trabalhando 4 horas e 6 minutos, o empregador pode completar 4 horas trabalhadas. Se estiver trabalhando 4 horas e 12 minutos, o empregador pode arredondar até 4 horas e 15 minutos funcionou.
Por que as regras do relógio de tempo dos funcionários são importantes?
A implementação de regras de cronometragem eficaz é essencial paracumprindocom leis e regulamentos estaduais e federais. A utilização de um relógio de tempo minimizará a chance de quebrar uma dessas regras.
Non - Funcionários isentos são aqueles que trabalham em uma programação horária. As empresas são obrigadas a rastrear suas horas e quebrar e compensá -las por todas as horas extras trabalhadas.
Porque os funcionários não exclusivos trabalham em várias horas, a utilização de um dispositivo de cronometragem ajuda a gerenciar seu tempo com precisão.
Verifique se o Estado promulgou leis de agendamento preditivo que exigem que as empresas notificassem as alterações avançadas nos cronogramas para não - isentos de funcionários.
Também é essencial garantir que um bom sistema de cronometragem esteja em vigor, pois as mudanças de cronograma podem tornar mais desafiador rastrear manualmente o tempo.
Non - de hora em hora, os funcionários isentos têm o direito de pagar em determinados estados se estiverem em - chamada. Estar na chamada - significa que um funcionário está disponível para o trabalho e está esperando o empregador entrar em contato com ele/ela entrar.
Em certos estados, estes em - os trabalhadores são compensados, mesmo que não sejam chamados para o trabalho. Pode ser difícil para a equipe de RH rastrear o horário de - ligue para funcionários que não estão realmente no local de trabalho.
A implementação de um sistema de relógio de tempo ajuda a cumprir quaisquer regulamentos estaduais porque, em -, os trabalhadores podem simplesmente gerenciar seu próprio tempo através do telefone celular ou do computador pessoal.
As regras da FLSA determinam que os trabalhadores sem excesso têm direito a salários de horas extras equivalentes ou mais de 1 e vezes o pagamento normal se trabalharem mais de 40 horas por semana.
As empresas são responsáveis por garantir que os funcionários não únicos que trabalham horas extras sejam pagos com precisão. A utilização de um relógio de tempo para gerenciar horas extras retirará a pressão da equipe de RH e evitará violar as leis trabalhistas.
Como gerenciar o tempo e a presença dos funcionários
Aqui estão as melhores práticas para gerenciar o tempo e a participação dos funcionários no local de trabalho -
1. Problemas de absenteísmo de pesquisa
Determine quais problemas de absenteísmo existem, por que eles existem e as melhores soluções para resolver quaisquer problemas recorrentes.
Empreende uma abordagem holística que examine o soco histórico - em dados, áreas problemáticas específicas e os departamentos que possuem os níveis mais altos de absenteísmo.
2. Estratégia para diminuir o absenteísmo
Uma vez que a causa raiz do absenteísmo é pesquisada e analisada, promulgue estratégias para combater o problema. Aqui estão as melhores práticas -
Tome medidas disciplinares- Instrua o departamento de RH a monitorar o absenteísmo e adotar medidas disciplinares quando necessário.
Requer verificação de doença- Após 2 dias, exigem que os trabalhadores mostrem uma nota médica para verificar a doença. Isso impedirá que os funcionários chamem doentes, a menos que haja um motivo aprovado medicamente - para fazê -lo.
Utilizar tempo pagoFora dos bancos- Paga os bancos oferecem aos trabalhadores uma quantidade alocada de dias para doenças, férias ou outros propósitos. A utilização de um tempo de folga pago permite que os funcionários usem sua discrição para fazer o tempo - solicitações off.
Recompensar funcionários compatíveis- Implemente um doente - Deixe a política de incentivo, onde os bônus em dinheiro são dados àqueles que têm absenteísmo mínimo. Isso aumentará os níveis de produtividade ao criar uma cultura da empresa que incentive os trabalhadores a seguir as regras.
Incorporar um programa de bem -estar- porque existe um vínculo entre doença e absenteísmo, a implementação de um programa de bem -estar pode ser uma idéia benéfica. Se financeiramente possível, ofereça uma associação à academia ou forneça uma lista de recursos para os trabalhadores que incentivam a vida saudável.
Por que um rastreador de atendimento a funcionários importa
Um relógio de cronograma e um software de atendimento eficaz pode otimizar o trabalho, economizar dinheiro e promover o sucesso da empresa. Aqui está orazões importantesPor que um rastreador de participação é importante -
Prova a capacidade de resolver questões de atendimento
É importante garantir que quaisquer políticas relacionadas ao tempo de quebra ou dias de doença não estejam sendo abusadas.
Ter um sistema de cronometragem eficaz ajudará a gerenciamento a abordar quaisquer preocupações persistentes com as pessoas apropriadas.
Permite que os empregadores acomodam trabalhadores remotos
A utilização do dispositivo de rastreamento de tempo de um funcionário gerencia o tempo remoto dos trabalhadores e aplica a responsabilidade sem ser excessivamente restritivo.
As empresas que desejam economizar dinheiro empregando trabalhadores remotos podem ter certeza de que a produtividade não será afetada.
Garante precisão da folha de pagamento
Um sistema de gerenciamento de presença é especialmente útil para manter a precisão da folha de pagamento. Impede acidentalmente pagar ou pagar mal - isenta os funcionários por hora, porque as horas são calculadas exatamente como são inseridas.
Promove a coleção de dados de produtividade de tempo real -
Utilizando um método confiável para coletar informações reais - de participação no tempo mostra quem é produtivo e quem não é.
Uma visão precisa dos níveis de produtividade facilita a contratação e o cronograma de acordo com as necessidades de cada departamento.
Com o tempo, isso pode economizar dinheiro, porque as empresas contratarão e agendarão com base em dados confiáveis de produtividade, em vez de instinto sozinho.
Simplifica as tarefas de folha de pagamento de RH
Os dispositivos de cronometragem permitem que o trabalhador rastreie seu próprio tempo, em vez de confiar em um ou dois funcionários da folha de pagamento para gerenciar toda a tarefa.
Fornece provas em caso de ação judicial
Os dispositivos de tempo coletam relógio preciso - em dados que se mostram úteis em caso de ação ou auditoria do IRS.
Essas informações podem ser usadas como evidência, caso um ex -funcionário tente processar por salários perdidos ou se o estado afirmar que não há conformidade com os regulamentos da FLSA.
Conclusão
Aqui estão as principais conclusões para lembrar os sistemas de gerenciamento de tempo.
Escolha o sistema de gerenciamento de tempo certo- Decida qual dispositivo é ideal para as necessidades da empresa. As opções incluem o relógio do cartão Punch, relógio digital, software de estação de tempo, relógio de impressão digital ou relógio de soco à mão.
Lembre -se das razões para usar relógios de tempo- relógios de tempo fornecem uma representação precisa das horas trabalhadas enquanto gerenciava com precisão as informações da folha de pagamento para a equipe de RH.
Pesquise os benefícios- Os sistemas de gerenciamento de tempo economizam tempo, dinheiro, aumentam a produtividade e aumentam o moral no local de trabalho.
Conheça e siga as regras da FLSA- Pesquisa Regras da FLSA, juntamente com os regulamentos estaduais, para garantir que todas as leis sejam seguidas.
Estratégia para evitar absenteísmo- Implemente políticas que incentivam a participação. Por exemplo, promulgue medidas disciplinares para reincidentes, incorpore um programa de bem -estar ou exija verificação da doença.
Saiba por que a utilização de um sistema de cronometragem é importante- Entre outros benefícios, um sistema de gerenciamento de tempo aumenta a precisão da folha de pagamento, melhora a produtividade, fornece - up relógio - nos dados e simplifica o trabalho de RH.
